低コスト・短期間で導入できる、自治体向け行政文書管理
e-自治体 文書管理サービス（SaaS）
e-自治体 文書管理サービス（SaaS） とは
「e-自治体 文書管理サービス」は、自治体での実績豊富な文書管理パッケージを、高いセキュリティ基準を満たす高機能なクラウドで、コストを抑えてご提供する新しいクラウドサービス（SaaS）製品です。具体的には公文書管理法に準拠した行政文書管理を実現するクラウドサービス（SaaS）で、文書の収受・起案から保管、廃棄まで一連の管理機能に加え、電子決裁機能も一体化したシステムとなっております。短期間で導入でき、運用コストを抑えられるSaaS型であり、どの自治体でも導入しやすいことが特長です。
文書管理について、こんな課題ありませんか？
PROBLEM-01
文書管理のシステム化、もう後回しにできない
「優先度の高い業務からシステム化を進めており、文書管理は紙ベースで対応してきた」というケースでも、自治体DX推進や在宅勤務の拡大、ペーパーレス化（書庫のスペースが限界）、業務効率化の必要性が高まるなか、文書管理のシステム化は不可避となっています。
PROBLEM-02
大がかりなシステムを構築する予算・人材が足りない
システム化を進めたくても、予算面での課題は大きいもの。また、日々の業務に追われ、検討自体がなかなか進まないという声も多く聞かれます。
PROBLEM-03
予算は確保したが、検討が遅れ、導入までの時間がない
何とか予算は取ったものの、検討が思ったように進まず、導入までの時間が限られてしまうことも。年度内に予算を執行するために、短期間で導入できる製品を探すことになります。
「e-自治体 文書管理サービス」で課題を解決
「e-自治体 文書管理サービス」は、文書管理システムを“サービスとして”利用できるクラウド型ソリューションです。これまで、自治体のクラウド導入では、IaaS/PaaSを用いて、クラウド上にサーバなどを自治体毎に構築するのが一般的でした。e-自治体 文書管理サービスは、富士電機が構築・運用するクラウド基盤上でサービス（SaaS）として提供し、運用コスト/工数の負担を抑えてご利用いただけます。
FEATURE-01
最短2カ月の短期間導入
あらかじめ用意された環境・アプリケーションを利用するため、サーバなどの構築は一切不要。必要なパラメータ設定のみでスピーディに利用を開始できます。
FEATURE-02
20年以上の実績をもとに、必要な機能を標準化
富士電機では、20年以上にわたって自治体向けに文書管理システムを提供してきました。その実績・ノウハウをもとに、機能の標準化を図り、SaaS化したのが、e-自治体 文書管理サービスです。多くのパラメータをご用意することにより、自治体ごとの異なる運用に柔軟に対応します。
FEATURE-03
高水準のセキュリティを確保
e-自治体 文書管理サービスは、政府情報システムのためのセキュリティ評価制度（ISMAP）に認定され、またガバメントクラウドにも採用されている高機能なクラウド基盤上で運用され、行政文書の管理に求められる高いセキュリティ基準を満たします。
FEATURE-04
コストを抑えた継続利用
e-自治体 文書管理サービスは、利用状況に応じた月額料金にて提供。リソースを集約することで、安定したセキュアな環境を低コストでご利用いただけます。従来型のクラウド（IaaS/PaaS）と異なり、数年ごとの更新費用なども発生しません。
導入事例
＜導入前の課題＞
ある自治体では、紙ベースでの文書管理・運用に様々な課題を抱えていました。
-
書庫のスペース不足
-
文書の保管場所が足りない上、分類・整理ができていないため、過去の書類を探すのに時間がかかっていました
-
二重管理・紛失リスク
-
同じ文書を複数人が印刷・保管しているケースも多く、印刷した書類の紛失リスクも懸念されます
-
属人化
-
マニュアルなどを個別に管理・運用しており、業務引継ぎ時の負担が大きくなっていました
-
リモートワーク対応
-
紙ベースの業務・ハンコ文化から脱却できず、リモートワーク（在宅勤務）対応が遅れていました
-
環境負荷
-
毎年、大量の紙を廃棄することとなり、環境負荷の観点からも問題です
＜製品選定＞
当初は文書管理システムと電子交付サービスを導入し、印鑑・署名が必要な文書までまとめて電子化することを検討。カスタマイズせず標準機能を利用することで、極力コストを抑えられないかと考えました。
そのなかで富士電機から提案があったのが、「e-自治体 文書管理サービス」です。従来のクラウドサービスよりも安価に導入・利用でき、電子交付サービスとも連携できます。文書の起案から施行（住民や企業への通知）までワンストップで対応し、ペーパーレス化・業務効率化を強力に推進できる環境は魅力で、「e-自治体 文書管理サービス」の導入を決めました。
＜導入効果＞
100名くらいの規模の自治体ですが、短期間である点を中心に随意契約が成立し、プロポーザルの手間を省くことができました。実際に、3カ月程で職員の負担も少なく導入を実現しました。紙運用では困難だった保存・管理・検索も、システムを活用することで、収受～の一連の文書事務と、添付文書も含めた文書の一元管理できるようになり業務効率化が進んでいます。
それによって職員の文書事務に費やす時間の削減につながっています。今後も電子化率を高めていく予定であることから、書庫の増設は免れました。
