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富士オフィス＆ライフサービス

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保有個人データ又は第三者提供記録に関する事項の周知について

１．組織の名称及び住所並びに代表者の氏名

組織の名称
：富士オフィス＆ライフサービス株式会社
住所
：東京都品川区大崎一丁目11番2号
代表者の氏名
：代表取締役社長　天内　昌博

２．個人情報保護管理者の氏名、所属及び連絡先

氏名
：取締役 兼 管理部長　片山　尊夫
所属
：管理部
連絡先
：03-5435-7312

３．保有個人データの利用目的

当社がお客様などから直接取得する個人情報

取得する個人情報の様式 個人情報の利用目的
１ お問い合わせフォーム お客様からのお問い合わせに対応するため。
２ 保険に関する申込み・お問い合わせフォーム
  1. ①各種保険の見積書作成及び申込み内容確認のため。（更新・変更を含む）
  2. ②保険会社の新商品・サービスのご案内。
  3. ③保険金請求処理のため。
  4. ④保険料控除のため。
  5. ⑤保険契約保全のため。（住所確認、配当金等）
３ 不動産に関する申込み・お問い合わせフォーム
  1. ①物件の希望情報を確認するため。
  2. ②税務相談のため。
  3. ③提携割引制度利用のため。
  4. ④価格査定実施のため。
４ 旅行に関する申込み・お問い合わせフォーム
  1. ①弊社及び弊社と提携する企業の商品やサービス、キャンペーンのご案内のため。
  2. ②旅行参加後のご意見やご感想の提供のお願いのため。
  3. ③アンケートのお願いのため。
  4. ④特典サービスの提供のため。
  5. ⑤査証取得業務のため。
  6. ⑥外貨両替業務のため。
  7. ⑦統計資料の作成のため。
５ 派遣に関する申込み・お問い合わせフォーム
  1. ①スキル・経験、希望等に基づく就業のマッチングのため。
  2. ②求人依頼における希望情報のご確認のため。
６ メルマガ登録フォーム
  1. ①当社が提供するサービスやイベントなどをメールでご案内するため。
７ ビジネスサービス事業に関する申込み・
お問い合わせフォーム
  1. ①お客様への商品の内容確認・配送・利用代金の請求のため。
  2. ②商品配送を第三者へ委託する際に個人情報を提供するため。
  3. ③当社からの新商品、新サービス、キャンペーン等のご案内のため。
  4. ④展示会来場者の情報のとりまとめおよび次回展示会用に管理するため。
  5. ⑤名刺の製作および印刷のため。
  6. ⑥注文書や送付先から取得した顧客情報を管理するため。
  7. ⑦パンフレットやチラシなど配布物の製作および印刷のため。
  8. ⑧お客様や取引先との契約履行のため。
  9. ⑨当社のサービス・商品に関するご意見、ご要望などに関する調査及び対応のため。
  10. ⑩富士電機からの受託業務。
８ 福祉用具のレンタル・販売・住宅改修など
  1. ①お客様や取引先との契約締結のため。
  2. ②お客様の援助計画を作成するため。
  3. ③お客様に代わって申請書を作成するため。
  4. ④ケアプランに基づき、お客様に最適な福祉用具を選定するため。
  5. ⑤国保連合会への保険料請求のため。
  6. ⑥当社のサービス・商品に関するご意見、ご要望などに関する調査及び対応のため。
９ 来訪者管理票
  1. ①当社の入館管理のため。

４．開示等の請求等に応じる手続

（１）開示等の請求等の申出先

 詳細は、下記7．項をご参照ください。

（２）開示等の請求等に際して提出すべき書面の書式その他の開示等の請求等の方式

 ●「保有個人データ又は第三者提供記録に関する開示等請求書」に必要な事項をご記入の上、窓口宛にご提出して頂きます。

（３）本人確認方法

  1. ①来社の場合
    運転免許証、旅券（パスポート）、個人番号カード（表面のみ）、健康保険の被保険者証又は外国人登録者証の原本（やむを得ない理由がある場合は写し）の提示にて本人確認致します。
  2. ②郵送並びに電子メールの場合
    運転免許証、旅券（パスポート）、個人番号カード（表面のみ）、健康保険の被保険者証又は外国人登録証の写し及び住民票の写しの送付を受けて本人確認致します。
  3. ③代理人による場合
    代理人の権限については、代理人が未成年者の法定代理人であるときは、戸籍謄本、成年被後見人の法定代理人であるときは、後見開始審判書の提示にて本人確認致します。
    代理人が任意代理人であるときは、上記①、②の他、本人からの開示等請求に関する委任状及び印鑑登録証明書にて本人確認致します。

（４）手数料の徴収方法

 当社は、利用目的の通知と開示の請求につきましては、個人情報保護法第３３条に基づき、手数料をいただきます。
 手数料は請求１件につき８００円（税込）を現金書留、又は下記の銀行口座にお振込みください。

 振込先：みずほ銀行　内幸町営業部　当座口座　０１０７３８５
    名義：富士オフィス&ライフサービス株式会社
    ※振込手数料はご本人様ご負担とさせていただきます。

５．認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決の申し出先

当社は、下記の認定個人情報保護団体の対象事業者です。
認定個人情報保護団体名 一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情解決の申出先 認定個人情報保護団体事務局
所在地 〒106-0032
　東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル内
電話番号 03-5860-7565,　0120-700-779
認定個人情報保護団体の名称 一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会（JUAS）
苦情の解決の申出先 認定個人情報保護団体事務局　苦情相談室
住所 東京都中央区築地一丁目13番14号　NBF東銀座スクエア2階
電話番号 03-6264-1318
受付時間 10：00～16：00（土、日、祝日休み）
【当社の商品・サービスに関する問い合わせ先ではございません】

６．保有個人データの安全管理措置について

保有個人データ（当社が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、
当社が個人データとして取り扱うことを予定しているものを含む）の安全管理措置について
１．組織的安全管理措置
（１）組織体制の整備
 安全管理措置を講ずるために、以下のような組織体制を整備しております。
  • 個人データの取扱いに関する責任者の設置及び責任の明確化
  • 個人データを取り扱う従業者及びその役割の明確化
  • 上記の従業者が取り扱う個人データの範囲の明確化
（２）個人データの取扱いに係る規律に従った運用
 個人データの取扱いに係る規律に従った運用確保のため、以下のような項目の状況確認が可能な措置を取っております。
  • 個人情報データベース等の利用、出力状況
  • 個人データが記載又は記録された書類、媒体等の持ち運び等の状況
  • 個人情報データベース等の削除、廃棄の状況
（３）個人データの取扱状況を確認する手段の整備
 個人データの取扱状況の把握にあたり、以下のような項目を明確化しております。
  • 個人情報データベースの種類、名称
  • 責任者、取扱い部署
  • 利用目的
（４）漏えい等の事案に対応する体制の整備
 漏えい等事案の発生時に備え、以下のような対応を行うための体制を整えております。
  • 事実関係の調査及び原因の究明
  • 影響を受ける可能性のある本人への通知
  • 再発防止策の検討及び決定
（５）取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し
 個人データの取扱状況について、定期的に監査の実施をしております。
２．人的安全管理措置
（１）従業者の教育
  • 定期的な研修の実施
（２）従業者の監督
  • 個人データについての秘密保持に関する誓約書等を従業者に提出させる。
３．物理的安全管理措置
（１）個人データを取り扱う区域の管理
  • 従業者への入退室管理及び持ち込む機器等の制限
（２）機器及び電子媒体等の盗難等の防止
  • 個人データを取り扱う機器や個人データが記録された電子媒体、書類等は施錠できるキャビネットに保管
（３）電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
  • 持ち運ぶ個人データを取り扱う機器のパスワードによる保護の実施
（４）個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄
  • 個人データが記載された書類等を廃棄する際は、シュレッダー処理等の復元不可能な手段を採用
  • 個人データが記録された機器、電子媒体等を廃棄する場合は、専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等の手段を採用
４．技術的安全管理措置
（１）アクセス制御
  • 個人情報データベース等を取り扱うことのできる情報システムを限定
  • ユーザーIDに付与するアクセス権により、個人情報データベース等を取り扱う情報システムを使用できる従業者を限定
（２）アクセス者の識別と認証
  • ユーザーID、パスワード等によりシステム利用者の識別を行う
  • 定期的に識別情報の登録及び使用情報を調べ、不要な識別情報は速やかに削除
（３）外部からの不正アクセス等の防止
  • 情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等（ウイルス対策ソフトウェア等）を導入し、不正ソフトウェアの有無を確認
  • ログ等の定期的な分析により、不正アクセス等を検知
（４）情報システムの使用に伴う漏えい等の防止
  • 情報システムの設計時に安全性を確保し、継続的に見直しを行う
  • 移送する個人データについて、パスワード等による保護の実施
（５）テレワーク業務における事故防止
  • テレワーク業務には、会社が支給（または会社の許可を得た）パソコン等の電子機器を使用する
  • ノートパソコン等を運搬する際には、紛失・盗難防止に努める
  • セキュリティが確保されていない公衆Wi-Fiは使用禁止とする

７．保有個人データ又は第三者提供記録の開示等に関する苦情・お問い合わせ窓口

保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の請求等に関するお問い合わせは、以下にお願い致します。

富士オフィス＆ライフサービス株式会社　PMS事務局
〒141-0032　東京都品川区大崎一丁目11番2号
E-mail x-fols-pms@fujielectric.com

就業日・就業時間内 （9:00～12:00／13:00～17:00）
TEL 03-5435-7358

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