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  • 電子行政ソリューション コラム 行政文書の“改ざん防止”対策
    現状が紙主体なら、まずは文書の電子化から

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公文書(行政文書)改ざんの最大の要因とされる、紙による文書管理について、国(政府)が打ち出した方針のひとつが“行政文書の作成・保存・廃棄/移管を一貫して電子的に行う仕組みの構築”の推進だ。「“電子的文書管理”は、どんなメリットをもたらすのか?」「自治体はどのような文書管理システム(電子決裁を含む)を選定すべきか?」一緒に考えてみたい。

森友文書問題で、関心が高まる行政文書の改ざん対策

いわゆる“森友文書問題”では、紙の決裁文書の一部に、改ざん(財務省は“改ざん”ではなく“書き換え”と主張している)が疑われるデータの削除・修正が発覚。公文書(行政文書)の改ざんについて全国的に関心が高まるきっかけとなった。本件が契機となり、その後2018年から2019年にかけ、内閣府の「公文書管理委員会」において、行政文書管理の適正確保に向けた措置として「職員研修の充実強化」「人事評価・懲戒処分など人事制度改革」「実効性のあるチェック体制の強化」がなされている。

行政文書の電子的管理に向けて動きはじめた国

公文書の多くは、膨大な数の添付資料(調書など)とともに回付され、決裁を経て作成。そのまま一体的に、保管~廃棄というライフサイクルを辿る。問題は、国も自治体も、いまだ紙を原本とした運用が主流になっていること。紙文書での運用は、意図せず、一部資料を紛失してしまったり、意図的に、不都合な資料などを破棄したりする人物が出てくるリスク(可能性)があるためだ。
そこで政府では、前段で紹介した3つの行政文書管理の適正確保に向けた措置と併せ、“行政文書の作成・保存・廃棄/移管を一貫して電子的に行う仕組みの構築”を推進する方向だ。具体的には、内閣総理大臣決定により策定された「行政文書の電子的管理の基本方針」において、下記2つの方針を打ち出している(2019年3月)。

  • 公文書館の開館(2026年度の計画)を目途として、文書管理業務を自動化・システム化し一貫的に処理する仕組みを構築
  • 本格的な電子的文書管理への移行に際し、機密保持・改ざん防止のための措置を確実に講じる

現状、紙主体なら、まずは、文書を電子化してシステムで管理を

改ざん防止対策としては、仮想通貨で使用されるブロックチェーン技術(分散型台帳技術)を利用したソリューションも登場している。だが、現状が紙での管理にとどまるのであれば、国が打ち出している方針のとおり、まずは、“電子的文書管理(=文書を電子化してシステムで運用)”の実現から取り組むべきだ。
紙の文書を廃して電子化すれば、決裁を経て文書が作成される履歴をログで追跡すること(誰が、いつ、どこに、手を加えたのかの版数管理)ができ、決裁途中や保存期間中でなくなった一部資料について、いつ誰が破棄したのかわからない…といったことがなく確実な管理が可能となる。
また、“電子的文書管理”は、運用面でも様々なメリットをもたらす。例えば、過去文書をシステム内で引用したり、都度、ゼロから起案文書を作成することなく、“ひな型”を用いて迅速に起案でき、文書の精度(品質)向上も期待できる。また、出張先からでも決裁できるほか、どこで滞留しているのか一目でわかるため、適宜、催促もできるようになる。出先機関の合議や並列での承認も可能で、決裁のスピードアップに貢献する。

電子決裁のユーザビリティに要注意

運用面のほか、閲覧/編集権限設定によるセキュリティ面の強化も期待できる“電子的文書管理”だが、システム導入に際して留意すべきポイントがある。
システムによっては、添付文書(資料)ファイルが膨大な電子決裁に際し、1つずつ文書を開いて中身を確認しなければならない場合がある。作成したアプリケーションが異なれば、アプリケーションを立ち上げる時間も加わり、余計に時間と手間がかかることに。これでは「紙の資料の束をパラパラめくる方がラク!」と現場のフラストレーションが溜まる一方で、システム化した結果、かえって生産性が低下…といった事態にもなりかねない。
こうした“落とし穴”にはまらないためにも、様々な添付文書(資料)ファイルを簡単に開いて、ディスプレイ上で閲覧しやすい、ユーザビリティにすぐれる文書管理システム(電子決裁システム)の選定をお勧めしたい。

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