富士電機株式会社

  • 電子行政ソリューション コラム 自治体における「メール無害化」の重要性と
    テレワーク推進、クラウド導入で顕在化する新たな課題

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テレワークの推進で自治体のメール無害化処理件数が約2割増※1

新型コロナウイルス感染症が猛威をふるい続けるなか、世界中がwithコロナを前提としたニューノーマルを模索しはじめています。国内においても多くの企業でテレワーク導入が進んでいますが、公共領域である地方自治体も例外ではありません。
富士電機では、自治体に対し、LGWAN接続系とインターネット接続系間で取り交わされるメール及びファイルを無害化する「メール・ファイル無害化サービス」を提供していますが、4月以降、同サービスを利用する自治体において、無害化処理件数が増加し、7月時点で約2割増加※1していると言います。
これは、自治体でのテレワーク導入が進んだ結果、職員が自宅で作成したファイルを庁内のLGWAN接続系にある業務端末にメール送信する機会が増えたことが、処理件数の増加に繋がっていると推測しています。
※1富士電機「メール・ファイル無害化サービス」におけるメールの無害化処理件数実績(2020.03-2020.07)に基づく

<Tips:“βモデル”もテレワーク導入を後押し>
総務省は、自治体業務の効率性や利便性を考慮し、2020年の夏に「地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」を見直しました。業務端末をLGWAN接続系に置く従来の「αモデル」に対し、インターネット接続系に置く「βモデル」を提示。しています。これによって、自治体内部環境からパブリッククラウドへの接続や自治体内部環境へのリモートアクセスが可能になり、テレワークの導入が一層進むものと思われます。

これからを考えて…クラウド対応のメール無害化ツールに注目!

マルウェアなどの脅威はファイルに紛れ込んで侵入を試みますが、そのファイルが自治体に届く最大の経路がメールです。メールに添付されて届くファイルを無害化して、安全に利用できるようにすることをメール無害化と呼びますが、業務の効率化や利便性向上に加え、テレワーク導入など、自治体のニーズに対応するため、求められる要件は変化し続けています。その代表と言えるのがMicrosoft 365(旧Office 365)などクラウドサービスへの対応です。
国内においても“クラウドファースト”の潮流が強まるなか、企業はもとより、自治体においてもオンプレミスを廃してクラウドサービスに移行するケースが増えています。特に、文書業務に欠かせないOfficeアプリケーションやExchange/Teams/SharePointなど、コミュニケーション&コラボレーションツールを統合的にクラウドで提供するMicrosoft 365は、やっかいなソフトウェアライセンスから解放され、職員の増減にあわせてライセンス数を柔軟に調整してコストの最適化が図れるなどのメリットが大きく、テレワークを推進する際にも便利なことから、自治体の間でも人気を博しています。
問題は、Microsoft 356におけるメール無害化です。オンプレミスでメールサーバを運用する従来のシステムでは、受信してメールサーバに蓄積されるメールデータ(添付ファイルを含む)を、無害化ツールで無害化してLGWAN接続系業務端末に受け渡す…といったことが容易にできました。しかしながら、Microsoft 365などで提供されるクラウド型メールサービスの場合、クラウド上のメールサーバに蓄積されるメールデータをどこかで抜いて、無害化処理の上、クラウド上のメールサーバに戻す…といった、迂回路を設けた上での複雑な連携処理が必要になります。既存のメール無害化ツールのほとんどは、Microsoft 365などのクラウド型メールサービスに対応していませんが、富士電機が提供する「メール・ファイル無害化サービス」では、Microsoft 365連携を近日リリース予定ですので、要チェックです。既存メール無害化ツールのリプレイスを検討するなら、業務効率化やコストの最適化を進めるためにも、クラウドに対応するツール(製品)を選ぶべきです。

メール無害化ツールの基本要件も忘れずに!

自治体のなかには、既存のメール無害化ツールについて、下記のような問題(トラブル)を抱えているケースも少なくないようです。当面、Microsoft 365の導入は考えていない場合でも、次回リプレイスの際には、ぜひ“メール無害化の”基本ポイントを比較検討して、より優れたツールを導入されることをお勧めします。

ありがちトラブル① 実績の少ないツールを導入し、トラブル多発

製品カタログ上、ファイルの再構成による無害化を謳っているツールでも、無害化処理の内容及び表示の再現性の実力に差があります。ツールを選ぶ際は、カタログスペック、価格だけで選んで後でトラブルが多発し、後悔しないように、実績のあるツールを選ぶとよいでしょう。

ありがちトラブル② 添付ファイルを別途確認…は面倒

無害化ツールによっては、添付ファイルを一旦メールから剥がして、メール本文のみをLGWAN接続系の端末に送達し、添付ファイルは無害化処理の上、ファイルサーバに格納する方式のものがあります。この場合、メール受信とは別に、無害化されたファイルをファイルサーバからダウンロードする必要があり、二度手間になることから、利便性は非常に低くなります。富士電機の「メール・ファイル無害化サービス」なら、LGWAN接続系端末上で、ファイルが添付された状態でメールを受信し、通常のメールを扱うのと遜色ない操作性で利用でき、業務効率化に貢献します。

ありがちトラブル③ サニタイズでの再現性が低い

添付ファイルの無害化処理では、ファイルを構成要素に分解し、マクロ等のコードや不要な構成要素を除去した上で、ファイルを再構成する「サニタイズ」という処理がおこなわれますが、再構成されたファイルの体裁が元のファイルと微妙に異なってしまうことがあります。罫線の太さやフォントが変わる程度ならまだしも、文字化けして判読不能になったり、文章内に挿入された図が剥がれてしまったりすると、ファイル利用にも支障が出てきます。このあたりは、ベンダが、どれだけ地道に改善に向けた努力を続けているかが如実に出る部分です。カタログだけ見ても分からないだけに、既存のツールで不具合が発生したケースを、別の無害化サービスでトライアルしてみるなどして、より再現性にすぐれたツールを選ぶとよいでしょう。

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