電子行政ソリューションコラム
自治体の電子化・ペーパーレス事例
文書管理システムの活用拡大に取り組む神奈川県庁

- 目次 -

コロナ禍で行政のデジタル化が本格化
デジタル化は、導入フェーズから活用拡大フェーズへ
既存システムの常識を覆す、圧倒的に使いやすく便利なツール導入が鍵
ペーパーレス成功事例：県民向け・庁内向け両方で、成果を上げる神奈川県庁

コロナ禍で行政のデジタル化が本格化

2017年の公文書改ざん問題を受け、国は文書の電子化を加速する方針を打ち出した。折から官民問わず“働き方改革”が叫ばれるなか、多くの自治体で業務のデジタル化が進められた。
この状況にさらに拍車をかけたのが2020年の新型コロナウイルス感染症の拡大である。住民や職員の感染リスクを高める自治体窓口における対面での各種手続きや紙の申請書の受け渡しは、極力避ける必要がある。そのためには、行政サービスのオンライン化や庁内業務のデジタル化と、それにともなうペーパーレス化が不可欠となっている。
また、新型コロナウイルス対応で支給された給付金や助成金の各種手続におけるトラブルは、行政デジタル化の重要性を再認識する出来事となった。新しく発足した菅内閣は、こうした状況を踏まえ、縦割り組織からの脱却によってIT化を推し進めるため、デジタル庁創設に向けた動きを進めている。行革担当相に押印廃止を含む、文書のペーパーレス化を急ぐよう指示するなど、行政のデジタル化に向けた対策を矢継ぎ早に打ち出している。“コロナ禍”という世界規模での危機により、行政のデジタル化が本格的に動き出そうとしている。

デジタル化は、導入フェーズから活用拡大フェーズへ

ここからは、自治体の庁内の電子化・ペーパーレス化の要である、文書管理業務にフォーカスして話を進めようと思う。
現状、多くの自治体が「文書管理システム」を導入するなどして、デジタル化（＝システム化）に着手している。「○○市が電子化90％以上を達成」など、成果が出ている自治体もいる中、多くの団体ではなかなかペーパーレスを実現するまでに至っていないケースが多い。システムを導入しても、文書をシステムに登録するまでに留まり、そのあとの決裁処理は従来どおり紙で運用し、書庫に保存しているというケースが多く見受けられる。コロナ禍を機に自治体で本格的にデジタル化が動き出している今、導入システムの活用領域を拡大することで、ペーパーレス化も加速していくもの思われる。

既存システムの常識を覆す、圧倒的に使いやすく便利なツール導入が鍵

では、どうすればデジタル化の活用範囲を拡大して、ペーパーレスを進めることができるのか？
これには、“現場が使いやすい、業務効率が向上するツール”が必要だ。前段のとおり、すでに文書管理システムを導入している自治体は多い。活用範囲が限定的にとどまっている理由は、「使い勝手が紙の運用と比較すると現場業務にフィットしていない」などが考えられる。例えば、自治体内部では、文書が添えられた起案文書を回して決裁を進める業務が多く発生するが、ＰＣ上で大量の添付文書を1つずつ開いて確認していくのは実にまどろっこしい作業で、“紙の束をペラペラめくって確認する方が手っ取り早い”となってしまう。ツールによっては、１つずつ添付ファイルを開く必要なく添付文書を閲覧できるものもある。こうしたツールなら、いちいちアプリケーションを立ち上げてファイルを開いて…という作業の繰り返しから解放され、スムーズに文書確認を進めることができる。
このほか、UI（入力画面や表示方法などの仕組み）がわかりにくく、使いづらい、といったことも活用拡大の弊害となるので要チェック。こうした事態を回避するためには、富士電機の「e-自治体文書管理サービス」のように、様々な自治体からのリクエストを1つずつ具現化する形で開発され、はじめての職員の方でもマニュアルレスで直感的に使いこなせるUIを実現しているツールがお勧めだ。

ペーパーレス成功事例：県民向け・庁内向け両方で、成果を上げる神奈川県庁

最後に、ペーパーレスで大きな効果をあげている自治体の例として、神奈川県庁様をご紹介する。県民サービスの向上に向けてITを活用した業務効率化に取り組む同県庁では、平成30年にかけて『スマート県庁大作戦』を展開した。
庁内向けの電子化の取り組みとしては、打ち合わせや会議における資料も、紙を廃し、電子文書化しており、各自グループウェアからダウンロードした資料をノートPCで見ながら…というスタイルを、県庁上層部の会議においても徹底して行っているという。また、富士電機の「e-自治体文書管理システム」を導入することで、行政文書業務の電子化も重点的に取り組み、更なるペーパーレス化が進んでおり、システム導入後には、文書を保存する箱の量が減っているという。さらに、システム導入による電子化により、業務管理の適正化や事務の効率化において如実に効果が出ており、テレワークの推進においても一役を担っているという。
富士電機では、こうした実績をもとに、自治体のペーパーレス推進を強力にサポートしている。ぜひ、気軽に相談してみてはいかがだろうか。