e-自治体 メール・ファイル無害化サービス

事例：沖縄県浦添市様

LGWAN接続系への業務シフト方針に沿ったセキュリティの基本対策
職員も管理者側も意識することなく新機能を利用。
無駄のない契約と運用を続けていく

2016年の自治体情報セキュリティとネットワークの強靭化、三層分離構成に対応し、庁内ネットワークでの業務効率とセキュリティを当時から高い意識で臨んできた浦添市。
情報やり取りの根幹である外部とのメール、ファイル送受において富士電機の無害化サービスを利用し8年間継続中。
さらに2025年度から利便性を高めたバージョンに移行、職員の業務効率を日々高めています。

背景と課題
規定に沿ったセキュリティの上に機能性も重視。導入と運用の容易さ、サブスクとしての利用期間の柔軟さも加味して選定

庁内の出力機器をLGWAN系に集約。方針に合わせファイル転送ができる基本機能の利用増と無害化対象ファイル拡大に期待

本市ではこれまでの庁内のネットワークごとに端末や印刷機器を用意しそれぞれである程度の業務ができる状態でした。しかし数年前よりLGWAN接続系の印刷機器に集約しインターネット接続系での印刷頻度を縮小してきました。
このためLGWAN接続系にて業務をすることが多くなり、各種ファイルをセキュアファイル交換サービスを介してLGWANに送信することが増えることが想定され、操作の補助説明や問い合わせが増えることが懸念されました。
また無害化できるファイルはOffice系やPDFなどの従来の一般事務で利用頻度の高い拡張子は対応していましたがより多くのファイルを送信することが予想され、対応できない場合の別システムによる送信による職員業務の負荷増加が心配されました

解決と効果
既存のグループウェアのままメール無害化対応。職員からの問い合わせも少なく、日々の業務へのストレスが無い

利用者側からもこの無害化サービスについての問い合わせは少ないと感じます。現在のグループウェアの中でメールを使っていますがメール本文に無害化処理結果が記載される以外はあまり認識せずに無害化処理後のメールファイルを利用しています。
グループウェアは無害化導入前から同じソフトを継続しており職員も操作が変わるようなこともないので特に指摘も無く経過しています。たまに問い合わせがあっても無害化サービス側のヘルプデスクへメール問い合わせをすれば簡易な事象であれば当日返答がありレスポンスも早めで安心です。といっても、問合せ自体が年間5，6件程度で業務にストレスになることもなく経過しています。

直接受け取れるファイルが増え、業務の無駄が減少、大容量データのやり取りも活発化

今後の展望
データ量の増加傾向は続きファイル交換利用は増えていく。容量アップや新機能で原本取得ができることを望む
将来の自治体セキュリティ規定にも対応した機能を望む

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