学校法人 甲南学園様

伝統の中で複雑化したフローをExchangeUSEの柔軟性でDX化

学校法人甲南学園　総務課長

天野裕介 氏

現フローの全体像を洗い出し、そこからツールの選定へ

　総務課として多くの稟議を処理する中で、ワークフローが複雑化し、決裁に時間がかかりすぎているという課題を長年感じていました。 そこで、5年中期計画の立案を機にタスクフォースを立ち上げDX化の検討を始めました。どこまで電子化するのか、まずはその範囲を 決めるための詳細な現状把握を最優先にすべきと考えました。各部課室に対して稟議書類の種類・件数に関するアンケートを実施し、 現状を整理。その結果、多くの共通フローが含まれる契約関連からシステム化することが決まりました。
　ツールの選定では、機能・導入先の企業規模・サポート体制などから比較検討し、ExchangeUSEと他1社に絞り込みました。 最終的に「決め手」となったのはExchangeUSEの機能がとても優れていることに加え、次の2点です。１つ目は高いセキュリティ面です。 稟議に関わる情報は機密性を重視すべきものが多いため、セキュリティ性の高い運用が実現できる点を評価しました。2つ目は価格面です。 予算を踏まえ、将来的な運用も考慮した柔軟な価格対応をしていただきました。

担当SEの適切なサポートで目標達成に向け確かな一歩

　導入にあたっては、担当SEの方がやるべきことを常に明示し、適切なサポートと柔軟なシステム設定をしてくださったことで、 非常にスムーズに進んだと感じています。学校法人という一般企業とは異なる組織形態のため、独自のフローも多々あるのですが、 フロー改善の検討において、一般企業のフローに精通しているSEの方のアドバイスは非常に心強いものでした。
　4ヶ月ほどの開発期間を経て契約関連のフローが稼働しました。複数のキャンパスを紙が物理的に移動していた従来と比べ、 決裁までの時間を大幅に短縮でき、意思決定の迅速化を実現できたと感じています。現在は人事関連フローのシステム化に取り組んでいますが、 SEの方が学内の状況をすでに把握してくださっているので、以前にも増して順調に開発が進んでいます。
　我々の最終目標は、複雑化してしまったワークフローを整理し、効率化を実現することです。ExchangeUSEの柔軟性が高いので、 それに甘えて本来の目標を見失うことのないよう気をつけながら、今後もSEの方と二人三脚で上手に活用していきたいと考えています。

開発担当からユーザー側へ双方の立場から見て感じる
DX化の効果と今後への期待

学校法人甲南学園　管財課長

高山修平 氏

学校業務に合うExchangeUSEユーザー側のストレスも軽減

　ワークフローシステム導入にあたり、総務課の一員としてタスクフォースに参加しました。フローの現状を把握するためのアンケートを担当し、 その結果を受けて、まずは紙ベースでフローの改善を行いましたが、この作業によってシステム化の要件が明確になり、ツール選定も適切に行うことができました。
　ExchangeUSEは、とても使い勝手がよく柔軟性もあり、学校業務に向いているという手ごたえがありました。実際、何でもできてしまうので、開発中には「システム的に無理」という理由で断念できたら判断が楽なのにと思うこともあったほどです。
　現場への導入にあたっては、ガイドラインを含んだマニュアルを作成し、私がダミー稟議書を作って実際に決裁まで操作をしてもらうという トレーニングを兼ねた運用テストを実施しました。その時から現在まで、システムトラブルは起こっていません。
　その後私自身は他部署に異動となり、今はユーザー側からExchangeUSEを評価できる立場になりましたが、そこで改めて良さを実感することができています。 スピードアップはもちろん、現状のステータスがシステム上でいつでも確認できるので、紙ベースの時のような「今どこを回っているかわからない」 というストレスがありません。
　一次フェーズで担当者としてSEの方と共に開発に携わりましたので、次フェーズ以降にも不安はありません。ユーザー側の人間として、今後も大いに期待しています。