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工場のペーパーレス化を進めたい
紙や帳票による記録を伴う業務には、作業効率の低下や人的ミスの発生、情報共有の遅れなど、さまざまな課題があります。これらの課題を解決する手段として、ペーパーレス化は有効です。実際に工場でペーパーレス化を進める際は、他社の事例を参考にしたり、紙・帳票が多い業務から着手したり、AI活用に必要なデータを収集する視点からペーパーレス化を検討するなどの考え方があります。
また、単なるペーパーレス化だけでなく、データの蓄積やクラウド・基幹システムとの連携、データ統合環境の構築といった観点も意識することで、将来的なDX（デジタル・トランスフォーメーション）と結びつけることが可能です。
【目次】
工場のペーパーレス化を進めるメリット
工場のペーパーレス化を進めることで、業務の省力化や効率化、業務の標準化、リアルタイムの情報共有、意思決定の迅速化など、さまざまなメリットが期待できます。従来、記録データを活用する際には転記や情報の整理に多くの手間と時間がかかっていましたが、タブレットなどを利用することで、工場内のどこでもデータの入力や設備の確認が可能となり、関連データの整理や活用もしやすくなります。
・業務の省力化・効率化
保守・点検や出荷作業、在庫管理などで記録・帳票作成がデジタル化され、転記作業や二重管理が不要になります。結果として作業工数が減少し、業務の省力化が期待できます。
・ミス防止と標準化の推進
デジタル技術を活用することで単純な記入ミスや伝達漏れなどのヒューマンエラー減らすことができます。また業務を標準化しやすくなるため、担当者に依存した業務の解消に役立ちます。
・リアルタイム情報共有・分析
データベース化やクラウドシステムを活用することでデータが即時で共有できるようになります。点検、保全、エネルギー管理などの現場対応力や経営判断の迅速化につながります。定量分析も可能になるため、AI技術を活用した予知保全や状態監視もしやすくなります。
・保全効率化と稼働率向上
データを蓄積・分析が容易になるため、属人化しやすい作業や、経験・勘に依存するような業務の最適化が可能になります。例えば点検記録や履歴のデジタル化・分析により、予防保全や点検周期の最適化が進み、設備稼働率の向上や保全コストの削減効果が期待されます。
工場のペーパーレス化に関する事例一覧
スマート保安による保全業務の省力化
設備保全業務を対象に点検記録や保守データのデジタル化した事例です。食品工場のペーパーレス化を推進することで、設備保全における業務負荷や人的ミスの削減が期待できます。データを一元管理し、オンラインで共有・分析することで、点検周期の見直しや生産ラインの停止回数削減など、現場全体の省力化とDXを支援しています。
設備監視システムによるデータの可視化・業務の省力化
工場のペーパーレス化は、人的ミス防止と業務自動化を可能にします。この事例では紙の伝票や手書きによる記録から脱却し、出荷指図書やタンク在高、トラックスケールのデータをシステムで自動記録しオンライン化することに成功しました。特に出荷や搬送業務においては、紙の帳票に依存した運用からデジタル化が進むことで、作業ミスの抑制・業務の標準化・リアルタイムな情報共有が実現され、生産現場の省力化と効率化が可能になります。
在庫管理システムによるペーパーレス化・基幹システム連携
工場のペーパーレス化は在庫管理の作業効率と精度向上に貢献します。この事例では、従来は紙やExcelを使用した食品工場の在庫管理が、システム導入によってデジタル化され、二重管理や転記ミスが解消した事例です。在庫データのリアルタイム連携やロットごとのトレーサビリティも実現でき、ペーパーレス化が業務の効率化だけでなく、法令遵守や品質管理にも寄与します。
保守・点検業務のペーパーレス化
保全管理システムの導入事例。輸送業A社では従来の紙ベースによる保守・点検業務では承認業務や記録作業の非効率性、転記ミスや情報共有不足が課題となっていました。設備保全管理システムを導入しペーパーレス化することで、リアルタイムな情報共有と正確なデータ記録が可能となり、過去の故障対応履歴のデジタル管理も実現しました。
電力見える化システムによる省エネ・ CO2排出量削減
食品製造業A社が電力消費量の「見える化」システムを導入し、従来困難だった電力使用量の定量把握や情報共有をデジタル化することで、省エネ活動を全体で推進できる体制を整備することができました。ペーパーレス化したことによりフィードバックが迅速化し、各設備や時間帯ごとの消費状況も簡単に把握できるようになったため、具体的な省エネ対策の展開と効果測定が可能になっています。
工場のペーパーレス化とは
工場のペーパーレス化は、記録業務や情報共有、管理業務の効率化などを目的に取り組まれています。工場の操業に関連するパーパーレス化が取り組みやすい業務には、設備点検・保守記録や在庫管理、エネルギー管理など業務があげられます。これにより人的ミスの削減、省力化、情報のリアルタイム共有などの効果が期待できます。ペーパーレス化はIoT・AI活用を見据えた基盤整備にも役立ちます。
工場のペーパーレス化が進まない理由と課題
製造現場では紙による記録や帳票業務は運用の自由度が高く、長年続けてきたことなどを理由にペーパーレス化がなかなか進まないことがあります。この場合、例えば転記ミスや情報共有の遅延、データの一元管理の難しいなどの課題や保管・管理上の問題・課題が発生します。ペーパーレス化が進まないことによる主な課題には以下のようなものがあります。
・業務効率の低下
紙ベースでの点検・記録・伝票管理は手作業が多く、転記や確認に時間がかかるため業務効率が低下します。また、紙の帳票での運用体制を維持し・記入した紙を保存する必要があります。
・人的ミスの増加
紙への記入や転記は人的ミスが少なからず発生しています。データや点検記録の精度低下、作業漏れや誤記が起こることはトラブルの元となり、さらにこれを回避するための確認業務が増えることになります。
・情報共有・分析の難しさ
紙による業務は自由度が高い反面、部門間・拠点間で情報がばらつきやすく、リアルタイムでデータを収集・共有や分析が簡単にできないという欠点があります。スピーディーな意思決定が求められる場面で、必要なデータが参照できないというリスクがあります。
・法令順守
帳票や記録の管理が煩雑だと、法令遵守への対応・管理や監査が難しくなり、業務コストが増加します。品質管理面や内部統制面でも同様のことが言えます。例えばペーパーレス化することは入力・編集に制限をかけることができるようになり、データの改ざん防止や編集権限を持たせることで統制を図ることができるようになります。
工場のペーパーレス化の実現方法
工場のペーパーレス化を実現するには、専門システムの導入やIoT技術の活用、現場での作業記録などにタブレットを利用する方法、スマートグラスを利用した作業の記録・録画など、さまざまな方法があります。まず、現状の紙業務を洗い出し、業務への影響や優先順位を整理し、業務の見直しや標準化を検討することが大切です。そのうえで、現場の課題や業務フローに合わせて最適な製品やサービスを選定します。
・保全管理システムの導入
点検・保守・故障予兆・作業支援をデジタルで一元管理。タブレット活用で現場の記録作業の自動化や情報共有を推進します。
・在庫・生産管理のデジタル化
紙伝票やExcelから脱却し、システムによる自動連携・リアルタイム管理・トレーサビリティを確立。不正確な帳票作業や二重転記を防止します。
・エネルギーマネジメントシステム（EMS）活用
エネルギー消費・設備データの見える化で省エネ活動を促進。消費状況の分析や効果測定も容易になります。
・遠隔支援ツールの活用
現場の作業記録・指示をオンライン化、音声認識や写真・映像の撮影・リモート指示による生産現場の省力化と安全性向上を実現します。
工場のペーパーレス化に役立つ製品・サービス一覧
まるごとスマート保安サービス
まるごとスマート保安サービス」は、保全管理業務をデジタルで一元管理し、ペーパーレス化による生産現場の業務負荷軽減と効率向上を実現します。タブレットやセンサーで必要データを蓄積、AI技術により点検・故障予兆・履歴管理、リモート作業支援が可能となります。作業工数の削減、保全費の削減、停電点検周期延長などの効果が期待できます。運転管理と保全管理データの連携で分析精度を向上し、属人化防止・ノウハウ・技術継承にも有効です。
まるごとスマート保安サービス
ＥＭＳソリューション（エネルギーマネジメントシステム）
EMSソリューションは、工場の省エネ活動のペーパーレス化を推進し、エネルギー管理業務の効率化と省エネを同時に実現します。熱・電気利用設備を中心に、エネルギーと製造管理情報の統合分析によるスマート化を支援。中央監視、保全管理、故障予兆解析など広範な機能を一元的に提供し、ライフサイクル全体の運用効率向上を図れます。クラウド型・オンプレミス型両方に対応。ペーパーレス化によって情報共有を加速し、ノウハウの蓄積も容易、複数業種で実績があります。
ＥＭＳソリューション（エネルギーマネジメントシステム）
設備保全管理システムMaintenance Station
設備保全管理の現場では、紙ベースの業務や帳票作業に多くの時間と手間がかかります。Maintenance Stationはタブレットを活用したデジタル保全管理を提供し、保全履歴や点検記録、部品管理などを一元化。現場リモート作業、データ出力、分析帳票の作成もペーパーレスで対応可能です。複数拠点の在庫管理や、ノウハウ・トラブル情報の共有化もスムーズなため、業務効率と安全性、コスト削減を両立できます。
設備管理支援システム
エネルギー管理・分析ツール MainGATE/PPA for EMS
工場のエネルギー管理業務を自動化・ペーパーレス化するためのソリューションです。手作業による記録や帳票管理の負担を軽減します。複数プロトコル対応で各種データを自動収集し、エネルギー消費傾向や改善ポイントの分析を効率的に支援。ISO50006管理フレームにも対応しており、国際的な標準に沿った分析と帳票出力が可能です。
エネルギー管理・分析ツール MainGATE/PPA for EMS
遠隔作業支援パッケージ FWOSP-Glass
スマートグラスをかつようし、現場作業の情報共有・指示、記録をデジタル化、保全や点検作業ペーパーレス化に利用できるソリューションです。音声認識や撮影機能による作業記録の自動化、作業指示書や実績データの一元管理などが可能で、スマートデバイスを活用することで紙資料参照や手書き記録する作業を無くすことができます。また作業効率や安全性を向上、技術継承や人材教育支援にも貢献します。
遠隔作業支援パッケージ FWOSP-Glass
食品工場のペーパーレス化への取り組み状況
食品工場のペーパレス化に関する実態調査(2022年)では、食品工場におけるペーパーレス化への取り組み状況や目的、またその推進に際して直面する問題や課題をまとめています。ペーパーレス化への取り組み状況については、全体の約10.5％が「取り組みが進んでいる」と回答した一方で、「取り組んでいるが、あまり進んでいない」が40.0％、「取り組んでいない」が23.6％を占めており、従業員規模が大きくなるほど取り組みが進んでいる傾向がうかがえます。
ペーパーレス化に取り組む目的としては、「経費・コストの削減」が最も多く71.4％、次いで「紙・書類の保管スペースの削減」57.1％、「データの活用・見える化」44.1％などが挙げられており、コスト面からデータ活用まで幅広い価値観が反映されています。
一方、ペーパーレス化推進にあたっての主な課題としては、「ペーパーレス化できない紙・書類が多い」48.6％、「社内の捺印・ハンコ文化」34.3％、「知識・ノウハウの不足」31.0％が多く挙げられており、現場で電子化が進みにくい実情や文化面・技術面での障壁が浮き彫りとなっています。このことから、ペーパーレス化の推進には業務プロセスの再設計や社員教育、職場文化の見直しが求められることが示唆されています。
工場のペーパーレス化は現状把握から
工場のペーパーレス化を進めることは、業務の効率化や生産性の向上、品質管理、省エネや安全性の向上、法令遵守など、工場経営に多くのメリットがあります。また、今後さらに普及が見込まれるAI技術を活用するためにも、ペーパーレス化は必要です。まずは導入事例を参考にしながら、紙を使っている業務を洗い出し、現状の課題を把握することが重要になります。